Por Por Dolores Olveira - Las vacaciones tienen sus propios riesgos en materia de fraudes e irregularidades, ya que por las ausencias, se reasignan tareas, y algunas que son incompatibles desde el punto de vista del control pasan a ser realizadas por un mismo funcionario. Además, pueden aflojan por el exceso de trabajo los controles habituales. Esto se potencia en las pymes, donde las estructuras son más reducidas.
Para evitar estas contingencias se debe realizar un análisis de los reemplazos por vacaciones, tareas y funciones y disponer de procedimientos de control, recurrentes y sorpresivos.
"La ausencia temporal de personal clave, como el tesorero, el encargado de compras y pagos, el gerente administrativo, el responsable de stock o los dueños y directivos, genera que esas funciones sean realizadas por personal cuyas tareas y responsabilidades habituales son incompatibles con las labores transitoriamente asignadas", comentó Martín Ghirardotti, presidente del Instituto de Auditores Internos de Argentina (IAIA).

n Robos de activos y pago de gastos ficticios: Son fraudes más habituales en las vacaciones, que los pago de sobornos o comisiones indebidas que implican a funcionarios que tienen el poder para cerrar contratos que no se definen en estos períodos.
"Un caso que se puede presentar en estos períodos, es cuando el Jefe de Créditos toma vacaciones y sus funciones son cubiertas por un jefe contable, dos funciones que normalmente se controlan mutuamente, ahora están juntas abriendo la posibilidad del acceso a las cuentas corrientes a la misma persona que debe contabilizar y verificar su adecuada registración", expresó Ghirardotti, y ejemplificó con el caso de una empresa donde el jefe contable aprovechando la ausencia del jefe de créditos realizo ajustes en las cuentas corrientes de determinados clientes para beneficiarlos sin que la operatoria sea detectada.
Otra situación habitual es que el responsable del sector Créditos y Cobranzas tome vacaciones y sus funciones sean asumidas por el Tesorero. Este puede emitir comprobantes o imputar incorrectamente cobros y quedarse con valores y sumas de dinero sin ser detectado. "Esta situación ocurrió en un hotel donde el tesorero robaba cheques de la cobranza y en ausencia del responsable de Créditos y Cobranzas imputaba las facturas como cobradas reimputando pagos de otros clientes", enumeró Ghirardotti.
n Para mitigar todos estos riesgos es clave que el departamento de Auditoría Interna o el Controller autorice los reemplazos en periodos vacacionales y que garantice asignar adecuadamente las funciones y tareas para impedir que se vulnere el principio de control por oposición de intereses. Asimismo es fundamental que la Auditoría Interna o personal afectado a tal fin realice procedimientos de control específicos tendientes a minimizar los riesgos. En términos generales se recomienda realizar controles que abarquen tesorería, nomina, créditos, cobranzas, bienes de cambio y proveedores, dijo Ghirardotti.
A efectos ilustrativos –comentó el especialista–, algunos controles a realizar para detectar irregularidades son pedir a clientes y proveedores el detalle analítico de las operaciones realizadas durante el periodo vacacional y verificar la imputación de una muestra de operaciones (ventas, cobros y pagos) revisando que hayan sido procesadas correctamente por la empresa. Especialmente se debe verificar a los nuevos proveedores o clientes que sean no recurrentes, ya que en ocasiones se usan para desviar los fondos. Con este tipo de controles es posible detectar cobranzas no ingresadas, notas de crédito no registradas y también operaciones ficticias.
Otro fraude muy común es utilizar proveedores recurrentes pero falseando documentación de los mismos con el objeto de desviar fondos. Un ejemplo de esta situación es cuando a un proveedor existente que tiene muchas operaciones, como venta de combustible, se le cargan comprobantes ficticios simulando ser reales y se desvían dichos fondos a terceros (el pago nunca se realiza al proveedor real), indicó Ghirardotti.
En lo que respecta a pagos, es habitual que en el caso de pagos a proveedores vía transferencias, si el sistema lo permite, al momento de realizar la misma se cambia el número de cuenta de destino de los fondos y luego de desviarlos se vuelve a dar de alta las cuentas autorizadas, agregó.
Otro sector a prestar atención es el de marketing, ya que en el verano se realizan múltiples contrataciones con fines de exposiciones, stands, fiestas y muestras de productos, que si no son adecuadamente controladas, pueden representar una importante fuga de recursos, como así también riesgos laborales por el personal tercerizado contratado, concluyó.